File Link Replace
Durchsucht grosse Dateibestände und ersetzt Hyperlinks gemäss Mapping – ideal bei Migrationen von Dokumentablagen.
Projektbeschreibung
Leistungen · DMS
Dokumente ablegen, finden und automatisch verarbeiten
Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) sorgt dafür, dass Belege, Verträge, Korrespondenz und E-Mails geordnet abgelegt, schnell gefunden und sicher archiviert sind. Mit KI werden eingehende Dokumente zudem automatisch erkannt und weiterverarbeitet.
Was wir für Sie tun
Weniger Suchen, weniger Abtippen
E-Mails und Anhänge übernehmen
Eingehende E-Mails werden gelesen, Anhänge erkannt und am richtigen Ort abgelegt, statt dass sie jemand von Hand speichert.
Eingangsrechnungen verarbeiten
KI liest Lieferant, Betrag und Fälligkeit, gleicht mit der Bestellung ab und übergibt den Beleg ans ERP zur Freigabe.
Schnell finden
Volltextsuche und Filter nach Metadaten. Mit einem Wissensassistenten (RAG) beantworten Sie Fragen in natürlicher Sprache, mit Angabe der Quelle.
Archiv und Aufbewahrung
Geordnete Archivierung mit Aufbewahrungsfristen, Versionen und nachvollziehbaren Änderungen. Zugriff haben nur Berechtigte.
Dokumentbestände migrieren
Beim Umzug von Dateiablagen bleiben Verknüpfungen erhalten, zum Beispiel mit File Link Replace, das Hyperlinks in grossen Dateibeständen automatisch ersetzt.
Ablauf
Vom Posteingang ins richtige System
- E-Mail, Scan oder Upload trifft ein.
- KI erkennt den Dokumenttyp, zum Beispiel Rechnung, Vertrag oder Anmeldung.
- Die relevanten Angaben werden ausgelesen und geprüft.
- Wo nötig, prüft und gibt ein Mensch frei.
- Das Dokument wird im DMS abgelegt, die Daten gehen an ERP oder CRM.
- Jeder Schritt wird protokolliert.
Mehr zur KI-gestützten Verarbeitung finden Sie unter Prozesse.
DMS oder Daten?
Im DMS geht es um Dokumente: Dateien wie PDF, Word, Bilder oder E-Mails. Bei Daten geht es um strukturierte Informationen in Datenbanken, etwa Adressen, Buchungen oder Kurse.
Beides gehört zusammen: Ein Dokument wird mit dem passenden Datensatz verknüpft, und aus einem Dokument entstehen strukturierte Daten.
Zum Thema Daten
Referenzen
Projekte mit Dokumenten und Dateien
Kursverwaltung
Mit Modul für das Dokumentenmanagement und Datenaustausch mit externen DMS.
Projektbeschreibung
Wie viele Dokumente gehen bei Ihnen täglich durch die Hände?
Wir zeigen Ihnen, wie Ablage und Verarbeitung einfacher werden – mit Ihrem bestehenden System oder einer neuen Lösung.
Franz Schönbächler · +41 79 413 95 22 · fs@sowi.ch